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Notion: 管理我的工作流

印象笔记过去很长一段时间都是我的主要笔记工具,不久前看到 Notion 的安利试用了一下,结果迅速与 Notion 坠入爱河。使用 Notion 已经将近半年时间,越发觉得Notion是一款优秀的任务管理、知识管理的生产力工具。

我主要使用 Notion 进行:

  • 任务管理
  • 知识库管理
  • 项目管理

这里使用我的日常工作流作为一个 Notion 任务管理的概括性使用介绍。有机会再详细介绍任务管理、如知识库和项目管理的使用技巧。

工作流

  1. 每天我在晚上会计划好第二天大致要做的一些任务,扔到 Journals 的 Weekly Entry 中;
  2. 第二天早上再详细整理任务到 Tasks 中;
  3. 创建新的 Daily Journal,进行打卡记录;
  4. 在脑海中模拟想象一天的任务进程,大致估计会遇到哪些阻碍,将轻松的任务和复杂的任务做出估计和区分;
  5. 开始上午的第一段深度工作时间,努力不被任何事情打断(设置好提醒-20分钟向远处眺望20秒);
  6. 休息时间检查回复邮件,外出散步或跑步进行简单的十几分钟的放松和锻炼;
  7. 开始第二段深度工作时间;
  8. 午休过后开始第三段深度工作时间;
  9. 休息:邮件,闲聊,运动时间
  10. 休息后回来做一些不需要深度专注的工作,比如整理 Inbox,写一写工作报告,维护博客,写文章等等,直到下班。

时间流我参考的 Lex Fridman 的每日时间安排,但是 Lex 每天能够进行8小时的 deep focus,4小时的 shallow focus,我则放水得多。

可以说制定一个时间表然后严格遵守会很大程度上提高了我的生产力,不需要去考虑到底什么时间要做什么事情,工作的时候也可以完全专注,到了休息的时间也做好放松,为下一轮的工作做好准备。

我主要使用图中的 Dashboard, Inbox, Tasks, Journals 这些 pages 进行日常的任务管理。

Dashboard

这是一个展示每天的任务状态的记录板,主要包括以下几大块:

1 一个到 Tasks database 的 Link,显示当前正在进行的任务

2 一个到 Tasks database 的 Link,显示 waiting 状态或者没有被分配的任务

3 一个到 Tasks database 的 Link,显示我的所有订阅,比如会员,各种服务,信用卡还款,贷款等等

4 一个到 Journal database 的 Link,显示我的当天的打卡记录。

5 一个到 Schedule database 的 Link,显示我的每日比较详细的时间计划和安排。(955真香)

Inbox

Inbox 是一个简单的收集箱页面,在我工作的时候有什么想法会放到这里,不去打断正常的工作流程。看到了有用的信息也会复制到这里,然后在下班之前整理和清空。

我是用的另一个收集箱工具是 Pocket,主要用来保存一些文章和图片素材。

Tasks

是一个任务管理 database:

每一个任务的 Properties 包括:

https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/44fe1f78-d776-4328-855f-9c8bede3681f/Untitled.png

当需要添加新的任务的时候,直接在快捷方式那里点击“+”就可以创建一个新的任务。

Journals

Journals 是一个日记 database,里面包含了年计划,周计划,日计划。

 

Daily Journal 仅仅作为一个每日打卡的 check list 使用,比较详细的日记内容我会在 Day One 中记录。

形式大于内容,无论我们使用 Evernote,Notion,还是简单的纸笔,都可以制订一份适合我们想自己的计划表。对我而言,做好计划不仅让生活和工作变得井井有条,也让我的大脑习惯了有秩序的思考。

我打算以后详细介绍一些 Notion 的使用技巧,如果我能想起来的话 😀

2 Comments

  1. 华仔 2021年4月8日

    才入坑notion,从onenote转过来。
    看了好多教程,只是讲些功能的使用,而你这篇是从思想入手,真的很棒,很符合我想要的流程。
    反复看了十多遍,对day one,Daily Journal这块具体怎么连动操作,还是有点模糊。
    真希望能出一份详细的教程或分享下模板。

    • QZWU 2021年4月9日

      Hi 华仔,
      感谢你的肯定,有时间我会更新详细的实现细节。推荐几个我参考的Notion使用方案,相信你也会得到启发。
      Thomas Frank的Youtube视频 关于如何建立task跟踪系统。
      Happy Xiao的B站视频关于journals和tasks

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